Liquidität planen, Erfolg sichern: Die wichtigsten Tipps für Unternehmen

Eine sorgfältige Liquiditätsplanung ist eine zentrale Aufgabe der Geschäftsführung und Finanzverantwortlichen. Ohne sie drohen finanzielle Engpässe, die selbst wirtschaftlich erfolgreiche Unternehmen gefährden können. Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über die Bedeutung der Liquidität, erläutert, wie Sie eine solide Liquiditätsplanung erstellen, und gibt praktische Tipps, wie Sie Ihre Finanzen sicher im Griff behalten.

Warum ist Liquiditätsplanung so wichtig?

Liquiditätsplanung bedeutet, Ein- und Auszahlungen systematisch zu überwachen und zu steuern, um jederzeit zahlungsfähig zu bleiben. Dies bringt wesentliche Vorteile:

• Zahlungsfähigkeit sichern: Sie vermeiden Engpässe, die den Betrieb gefährden.
• Kosten senken: Teure Überbrückungsfinanzierungen wie Kontokorrentkredite werden unnötig.
• Chancen nutzen: Sie bleiben flexibel, um Marktchancen und Investitionen zu nutzen.

Ohne Planung riskieren Sie, unvorhergesehene Ausgaben nicht decken zu können – das wird schnell teuer.

Die 5 Säulen einer fundierten Liquiditätsplanung

1. Überblick über den Status quo

Die aktuelle Cash-Situation

• Kassenbestand und Bankguthaben: Welche Mittel stehen sofort zur Verfügung?
• Verfügbare Kreditlinien: Wie hoch ist Ihr finanzieller Spielraum?

Zahlungsströme erfassen:

• Einzahlungen: Umsätze, Kredite, Zuschüsse.
• Auszahlungen: Materialkosten, Miete, Löhne.

Tipp: Prüfen Sie die Zahlungsziele Ihrer Kunden und Lieferanten. Kürzere Zahlungsfristen bei Lieferanten als bei Kundenforderungen können Engpässe begünstigen.

2. Prognose und Planung

Die Liquiditätsplanung basiert auf der Prognose künftiger Zahlungsströme. Dabei gilt es, möglichst realistisch zu planen und verschiedene Szenarien zu berücksichtigen.

• Kurzfristige Planung (1 bis 3 Monate):
  Im Vordergrund steht die Sicherung der Zahlungsfähigkeit. Welche Rechnungen werden in den nächsten Wochen fällig, und welche Einnahmen stehen dem gegenüber?
• Mittelfristige Planung (3 bis 12 Monate):
  Hier geht es darum, saisonale Schwankungen, Investitionen und mögliche Engpässe zu berücksichtigen.
• Langfristige Planung (1 bis 5 Jahre):
  Vor allem bei größeren Investitionen oder strategischen Entscheidungen sollten Sie auf eine langfristige Liquiditätsvorschau nicht verzichten.

Tipp: Arbeiten Sie mit einem rollierenden Planungssystem, das regelmäßig aktualisiert wird. So bleibt Ihre Planung stets aktuell.

3. Szenarien und Puffer

Eine gute Liquiditätsplanung berücksichtigt nicht nur den Normalfall, sondern auch alternative Szenarien.

• Normal-Case-Szenario: Welche Mittel stehen Ihnen bei üblichen und erwartbarem Verlauf zur Verfügung?
• Best-Case-Szenario: Welche Mittel stehen Ihnen bei optimalem Verlauf zur Verfügung?
• Worst-Case-Szenario: Wie sieht Ihre Liquidität aus, wenn Umsätze geringer ausfallen oder unerwartete Kosten entstehen?

Empfehlung: Halten Sie einen Liquiditätspuffer in Höhe von 3–6 Monatsausgaben vor, um unerwartete Schwankungen abzufedern.

4. Praktische Umsetzung, Tools und Methoden

4.1 Umsetzung in Excel: Schritt für Schritt

Für kleine Unternehmen ist Excel ein nützliches Tool, um den Einstieg in die Liquiditätsplanung zu erleichtern.

Eine mögliche Struktur Ihrer Liquiditätsplanung könnte folgendermaßen aussehen:

4.1.1 Grundaufbau der Tabelle

• Spalten: Zeiträume (z. B. Wochen oder Monate).
• Zeilen: Kategorien für Einzahlungen und Auszahlungen (siehe oben) je Zeitraum.
• Zusätzliche Zeilen: Gesamtsummen für Ein- und Auszahlungen je Zeitraum, fortlaufender Saldo nach jeder Periode, fortlaufende Beanspruchung der Kredit-Linien

4.1.2 Kategorien definieren

Ordnen Sie Ihre Zahlungsströme logisch und übersichtlich:

• Einzahlungen: Kundenforderungen (mit erwarteten Zahlungsterminen), Darlehen, Zuschüsse.
• Auszahlungen: Lieferantenrechnungen (mit Fälligkeiten), Fixkosten (z. B. Miete, Gehälter), Steuern und Sozialabgaben, Investitionen.

4.1.3 Berechnungen automatisieren

Machen Sie Ihre Liquiditätsplanung dynamisch und effizient, indem Sie Excel-Formeln einsetzen. So behalten Sie die Kontrolle und minimieren den manuellen Aufwand::

• Summenberechnung: Nutzen Sie die Funktion =SUMME(B2:B10) (als Beispiel für den Bereich Ihrer Einzahlungen oder Auszahlungen), um eine automatisierte Gesamtsumme zu berechnen.
• Fortlaufender Saldo: Berechnen Sie den Saldo pro Zeitraum mit einer einfachen Formel, z. B. =C11 + B12 – B13 (vorheriger Saldo + Einzahlungen – Auszahlungen).
• Warnungen bei Negativsaldo: Richten Sie eine bedingte Formatierung ein, um negative Salden optisch hervorzuheben. In Excel können Sie Zellen z. B. rot färben lassen, wenn der Wert kleiner als 0 ist.

Tipp: Strukturiertes Arbeiten mit separaten Tabellenblättern:

Erstellen Sie für verschiedene Blöcke Ihrer Liquiditätsplanung separate Tabellenblätter, um den Überblick zu bewahren. Beispiele:

• Ein gesondertes Tabellenblatt für Kundenforderungen, in dem Sie Fälligkeiten und Beträge erfassen.
• Ein gesondertes Tabellenblatt für Lieferantenverbindlichkeiten, in dem Sie Fälligkeiten und Beträge erfassen.
• Ein weiteres Blatt für geplante Ausgaben, z. B. Gehälter, Mieten oder Investitionen.

Integration der Daten: Die Ergebnisse dieser Blätter können Sie mithilfe der Funktion =SUMMEWENN() direkt in Ihre Hauptübersicht einbinden. Beispiel:

• Erfassen Sie auf dem Blatt „Kundenforderungen“ in Spalte A die Fälligkeitstermine und in Spalte B die Beträge.
• In Ihrer Liquiditätsplanung können Sie mit =SUMMEWENN(Kundenforderungen!A:A, „<=01.01.2024“, Kundenforderungen!B:B) alle Beträge summieren, die bis zu einem bestimmten Datum fällig sind.

Vorteile dieser Methode:

• Änderungen in den Einzelblättern werden automatisch in der Hauptübersicht aktualisiert.
• Sie sparen Zeit und minimieren Fehler bei der Nachverfolgung von Zahlungsströmen.
• Die Struktur bleibt auch bei komplexeren Planungen übersichtlich.

Mit diesen Techniken machen Sie Excel zu einem leistungsfähigen Werkzeug für Ihre Liquiditätsplanung. 

4.1.4 Szenario-Analysen in Excel

Mit Szenario-Analysen können Sie Ihre Liquiditätsplanung robuster gestalten, indem Sie verschiedene Entwicklungen simulieren. So erkennen Sie frühzeitig, wie sich Veränderungen auf Ihre finanzielle Situation auswirken könnten.

Drei typische Szenarien:

1. Realistisches Szenario: Planen Sie basierend auf durchschnittlichen Werten und bisherigen Erfahrungen. Dies bildet die Grundlage für Ihre „normalen“ Erwartungen.
2. Best-Case-Szenario: Optimistische Annahmen, wie z. B. schnellere Zahlungseingänge, höhere Umsätze oder geringere Kosten. Ideal, um Chancen zu identifizieren.
3. Worst-Case-Szenario: Verzögerte Kundenzahlungen, unerwartete Kosten oder Umsatzrückgänge. Dieses Szenario hilft, Risiken zu bewerten und Gegenmaßnahmen zu planen.

Umsetzung in Excel:

• Separate Tabellenblätter: Erstellen Sie für jedes Szenario ein eigenes Tabellenblatt. In diesen Blättern können Sie abweichende Werte für Ein- und Auszahlungen hinterlegen. So haben Sie eine klare Trennung und können Szenarien einfach miteinander vergleichen.
• Dynamische Datentabellen: Nutzen Sie die Excel-Funktion „Datentabellen“ oder Pivot-Tabellen, um die Ergebnisse verschiedener Szenarien zentral auszuwerten.

Beispiel für eine Szenario-Analyse:

Angenommen, Ihre Zahlungseingänge liegen normalerweise bei 50.000 € pro Monat:

• Im Best-Case-Szenario planen Sie mit 60.000 € (erhöhte Umsätze, pünktliche Zahlungen).
• Im Worst-Case-Szenario kalkulieren Sie lediglich mit 40.000 € (verzögerte oder ausfallende Zahlungen).
  Setzen Sie in den entsprechenden Szenario-Blättern die veränderten Werte ein. Berechnen Sie dann den fortlaufenden Saldo für jeden Zeitraum.

Schnelle Vergleiche mit Excel-Werkzeugen:

• Was-wäre-wenn-Analyse: Excel bietet unter „Daten“ > „Was-wäre-wenn-Analyse“ die Möglichkeit, Szenarien direkt zu definieren und miteinander zu vergleichen. Hier können Sie verschiedene Eingabewerte (z. B. Einnahmenhöhe) hinterlegen und die Auswirkungen automatisch berechnen lassen.
• Diagramme: Stellen Sie die Salden der einzelnen Szenarien in einem Liniendiagramm gegenüber. So erkennen Sie sofort, welches Szenario kritisch wird und wo Handlungsspielraum besteht.

Vorteile von Szenario-Analysen:

• Sie können realistische, optimistische und pessimistische Entwicklungen direkt vergleichen.
• Risiken und Chancen werden frühzeitig sichtbar.
• Ihre Planung bleibt flexibel und anpassbar.

Mit dieser Methode machen Sie Ihre Liquiditätsplanung zu einem strategischen Werkzeug, das auf Unsicherheiten vorbereitet ist und gleichzeitig Potenziale aufzeigt.

4.1.5 Visualisierungen hinzufügen

Erstellen Sie Diagramme, um Trends und Engpässe schnell zu erkennen:

• Linien- oder Balkendiagramme: Darstellung von Einzahlungen, Auszahlungen und Saldo über die Zeit.
• Farbkodierungen: Für positive und negative Salden oder kritische Schwellen.

Die Methode Excel ist jedoch fehleranfällig und zeitaufwendig. Spezialisierte Softwarelösungen bieten viele Vorteile:

4.2 Finanzsoftware

Spezialisierte Tools wie DATEV, Lexware oder andere ERP-Systeme automatisieren viele Schritte und bieten zusätzliche Funktionen wie Szenario-Analysen oder automatische Soll-Ist-Vergleiche. Gerade für Unternehmen mit komplexeren Zahlungsströmen kann dies die Arbeit erheblich erleichtern.

4.3 Integration in Ihr Buchhaltungssystem

Moderne Buchhaltungslösungen integrieren die Liquiditätsplanung direkt. Offene Forderungen und Verbindlichkeiten werden automatisiert übernommen, was Zeit spart und Fehler minimiert.

5. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Eine einmal erstellte Liquiditätsplanung reicht nicht aus. Veränderungen in Ihrem Geschäftsumfeld, wie neue Kunden, höhere Kosten oder veränderte Marktbedingungen, machen eine regelmäßige Überarbeitungen notwendig.

Legen Sie feste Termine für die Überprüfung Ihrer Planung fest, z. B. monatlich. Fragen Sie sich dabei:

• Hat sich die Umsatzsituation verändert?
• Gibt es unerwartete Ausgaben?
• Wie steht es um die Zahlungsmoral Ihrer Kunden?

Planen Sie feste Termine, z. B. monatlich, für die Überarbeitung ein.

Fazit: Liquiditätsplanung als Erfolgsfaktor

Eine fundierte Liquiditätsplanung ist weit mehr als nur eine Übersicht über Ein- und Auszahlungen. Sie bietet Ihnen die Grundlage, Ihr Unternehmen sicher durch unsichere Zeiten zu steuern, strategische Entscheidungen fundiert zu treffen und das Vertrauen Ihrer Partner zu stärken.

Der Aufwand, den Sie in die Planung investieren, zahlt sich aus: Sie vermeiden Engpässe, nutzen Chancen und erhöhen die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens. Gerade in der heutigen dynamischen Wirtschaftswelt ist dies ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Machen Sie Liquidität zum festen Bestandteil Ihrer Unternehmensstrategie – denn nur, wer die Zukunft plant, kann sie erfolgreich gestalten.